Tìm hiểu về quy trình dự thầu là gì ? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng mình để trang bị thêm cho mình những kiến thức mới này nhé!
1. Tìm kiếm thông tin mời thầu
- Mọi người trong Công ty Mẹ khi có thông tin, cần báo phụ trách đơn vị.
- Hình thức báo tin: Báo trực tiếp, điện thoại, fax, gửi giấy báo.
- Nội dung thông báo bao gồm: Tên chủ đầu tư, nội dung gói thầu, thời gian bán hồ sơ, thời gian mở thầu, địa chỉ liên hệ, điện thoại…
- Phụ trách đơn vị tiếp nhận thông tin, ghi vào phiếu thông tin mời thầu BM.01B.01 và báo cáo phòng Kế hoạch tổng hợp.
2. Tiếp nhận, xử lý sơ bộ
- Phụ trách phòng Kế hoạch tổng hợp phân công người, hoặc yêu cầu đơn vị liên quan liên hệ với đơn vị mời thầu và thu thập thông tin liên quan đến hồ sơ mời thầu.
- Các cá nhân, đơn vị được phân công phải tìm hiểu kỹ lưỡng về các mặt liên quan đến thông báo mời thầu, báo cáo phụ trách Phòng Kế hoạch tổng hợp.
3. Lập báo cáo đánh giá khả năng tham dự thầu
- Đơn vị được giao trách nhiệm chính tổ chức, triển khai công tác chuẩn bị tham dự thầu:
- Cử người đi mua, tiếp nhận hồ sơ mời thầu. Phân công người thực hiện theo phiếu phân công việc (nếu nhiều người tham gia).
- Kiểm tra hồ sơ mời thầu, kiểm tra hiện trường. Nếu việc kiểm tra hồ sơ mời thầu và kiểm tra hiện trường có những vướng mắc cần liên hệ trở lại với đơn vị mời thầu để bổ sung hoàn chỉnh tài liệu.
4. Xem xét của lãnh đạo:
Trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt báo cáo đánh giá khả năng tham dự thầu và cho ý kiến chỉ đạo.
5. Lập hồ sơ thầu
Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ thầu theo nội dung quy định trong hồ sơ mời thầu. Khi lập hồ sơ dự thầu, phải chuẩn bị đầy đủ các yêu cầu sau:
- Có đủ nguồn lực (người, thiết bị…) để triển khai lập hồ sơ dự thầu.
- Nghiên cứu kỹ, đầy đủ từng nội dung của hồ sơ mời thầu và chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
- Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng, trang bị đầy đủ các kiến thức về dự thầu.
- Chuẩn bị đầy đủ, sẵn sàng những tài liệu cần thiết cho dự thầu.
- Cá nhân được giao nhiệm vụ phụ trách tổ lập hồ sơ thầu, phụ trách phòng chức năng phải kiểm tra kỹ lưỡng các kết quả chuẩn bị.
Nội dung bộ hồ sơ dự thầu gồm các phần chính:
- Hồ sơ pháp nhân + giấy tờ thủ tục.
- Hồ sơ kỹ thuật (biện pháp tổ chức thi công)
- Hồ sơ kinh tế (Dự toán gói thầu, giá bỏ thầu)
- Bảo lãnh dự thầu.
- Hồ sơ kinh nghiệm của Công ty Mẹ.
6. Đóng gói
Đơn vị được giao chịu trách nhiệm lập hồ sơ dự thầu phải sắp xếp hồ sơ, đóng dấu, đóng gói, niêm phong tài liệu theo đúng các quy định, sau đó gửi hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư. Kết quả việc nộp hồ sơ được xác nhận bằng biên bản nhận của chủ đầu tư.
Phòng Kế hoạch phải kiểm tra lần cuối cùng trước khi hồ sơ dự thầu được gửi đi.
7. Tham dự thầu
Để việc tham gia đấu thầu có kết quả tốt, cá nhân đơn vị được cử tham gia phải:
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, dữ liệu liên quan đến gói thầu.
- Đi họp đúng giờ, thực hiện đầy đủ các thủ tục do chủ đầu tư đề ra.
- Duy trì mối liên lạc thường xuyên với các bộ phận ở Công ty Mẹ để giải quyết kịp thời các vướng mắc nảy sinh trong quá trình mở thầu.
8. Tiếp nhận kết quả đấu thầu
Phòng Kế hoạch và các đơn vị được giao trách nhiệm chính phải theo dõi quá trình xét thầu, khi có kết quả dự thầu phải báo cáo lãnh đạo Tổng Công ty, xin ý kiến chỉ đạo và liên hệ với chủ đầu tư về kế hoạch thực hiện bước tiếp sau.
9. Chuẩn bị ký kết hợp đồng
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu và kế hoạch làm việc với chủ đầu tư; Đơn vị được giao phối hợp với phòng Kế hoạch tiến hành:
- Thẩm tra kết quả đấu thầu, xem xét các văn bản liên quan đến việc triển khai gói thầu.
- Chuẩn bị các tài liệu hồ sơ phục vụ cho việc thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư.
Nội dung liên quan: Hợp đồng điện tử bán chạy tại NewCA
10. Kết thúc
Phòng kế hoạch phối hợp với Đơn vị được giao trách nhiệm chính thực hiện tiến hành:
- Thông báo kết quả được phê duyệt tới đơn vị chịu trách nhiệm chính và các đơn vị liên quan.
- Tổng hợp tài liệu, hồ sơ quá trình tham dự thầu.
- Tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm (nếu cần thiết).
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ QT.02.A.
Xem thêm:
>>> Xu hướng phòng khách tốt nhất 2022
>>> Thiết kế nội thất phong cách Rustic cho không gian sống nổi bật
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/
Trên đây là thông tin về quy trình dự thầu mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.
